Saturs
Excel ir viena no labākajām datu analīzes programmām. Un gandrīz katram cilvēkam vienā vai otrā dzīves posmā bija jāsaskaras ar cipariem un teksta datiem un jāapstrādā tie saspringtos termiņos. Ja jums tas joprojām ir jādara, mēs aprakstīsim metodes, kas palīdzēs ievērojami uzlabot jūsu dzīvi. Un, lai tas būtu vizuālāks, mēs parādīsim, kā tos īstenot, izmantojot animācijas.
Datu analīze, izmantojot Excel rakurstabulas
Rakurstabulas ir viens no vienkāršākajiem informācijas apstrādes automatizācijas veidiem. Tas ļauj jums uzkrāt milzīgu datu masīvu, kas absolūti nav strukturēts. Ja jūs to izmantojat, jūs varat gandrīz uz visiem laikiem aizmirst par to, kas ir filtrs un manuālā šķirošana. Un, lai tos izveidotu, vienkārši nospiediet tikai pāris pogas un ievadiet dažus vienkāršus parametrus atkarībā no tā, kāds rezultātu prezentācijas veids jums ir nepieciešams konkrētajā situācijā.
Ir daudz veidu, kā automatizēt datu analīzi programmā Excel. Tie ir gan iebūvēti rīki, gan papildinājumi, kurus var lejupielādēt internetā. Ir arī papildinājums “Analysis Toolkit”, ko izstrādāja Microsoft. Tam ir visas nepieciešamās funkcijas, lai jūs varētu iegūt visus nepieciešamos rezultātus vienā Excel failā.
Microsoft izstrādāto datu analīzes pakotni var izmantot tikai vienā darblapā vienā laika vienībā. Ja tas apstrādās informāciju, kas atrodas vairākās vietās, iegūtā informācija tiks parādīta tikai vienā. Citos gadījumos diapazoni tiks rādīti bez vērtībām, kuros ir tikai formāti. Lai analizētu informāciju vairākās lapās, šis rīks ir jāizmanto atsevišķi. Šis ir ļoti liels modulis, kas atbalsta milzīgu skaitu funkciju, jo īpaši tas ļauj veikt šādus apstrādes veidus:
- Dispersijas analīze.
- Korelācijas analīze.
- Kovariance.
- Slīdošā vidējā aprēķins. Ļoti populāra metode statistikā un tirdzniecībā.
- Iegūstiet nejaušus skaitļus.
- Veiciet atlases darbības.
Šis papildinājums nav aktivizēts pēc noklusējuma, bet ir iekļauts standarta pakotnē. Lai to izmantotu, tas ir jāiespējo. Lai to izdarītu, veiciet tālāk norādītās darbības.
- Dodieties uz izvēlni “Fails” un tur atrodiet pogu “Opcijas”. Pēc tam dodieties uz sadaļu "Papildinājumi". Ja instalējāt Excel 2007. gada versiju, jums jānoklikšķina uz pogas “Excel opcijas”, kas atrodas Office izvēlnē.
- Pēc tam tiek parādīta uznirstošā izvēlne ar nosaukumu “Pārvaldība”. Tur atrodam vienumu “Excel pievienojumprogrammas”, noklikšķiniet uz tā un pēc tam - uz pogas “Aiziet”. Ja izmantojat Apple datoru, izvēlnē atveriet cilni “Rīki” un pēc tam nolaižamajā sarakstā atrodiet vienumu “Excel pievienojumprogrammas”.
- Pēc tam parādītajā dialoglodziņā atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus vienumam “Analīzes pakotne” un pēc tam apstipriniet savas darbības, noklikšķinot uz pogas “OK”.
Dažās situācijās var izrādīties, ka šo papildinājumu nevarēja atrast. Šajā gadījumā tas nebūs papildinājumu sarakstā. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pogas "Pārlūkot". Varat arī saņemt informāciju, ka šajā datorā pakotne pilnībā trūkst. Šajā gadījumā jums tas jāinstalē. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pogas "Jā".
Lai varētu iespējot analīzes pakotni, vispirms ir jāaktivizē VBA. Lai to izdarītu, tas ir jālejupielādē tāpat kā pats papildinājums.
Kā strādāt ar rakurstabulām
Sākotnējā informācija var būt jebkura. Tā var būt informācija par pārdošanu, piegādi, produktu sūtījumiem un tā tālāk. Neatkarīgi no tā, darbību secība vienmēr būs vienāda:
- Atveriet failu, kurā ir tabula.
- Atlasiet šūnu diapazonu, ko mēs analizēsim, izmantojot rakurstabulu.
- Atveriet cilni "Ievietot", un tur jums jāatrod grupa "Tabulas", kur ir poga "Rakurstabula". Ja izmantojat datoru ar operētājsistēmu Mac OS, jums ir jāatver cilne “Dati”, un šī poga atradīsies cilnē “Analīze”.
- Tiks atvērts dialoglodziņš ar nosaukumu “Izveidot rakurstabulu”.
- Pēc tam iestatiet datu displeju, lai tas atbilstu atlasītajam diapazonam.
Esam atvēruši tabulu, kurā informācija nav nekādi strukturēta. Lai to izdarītu, varat izmantot iestatījumus rakurstabulas laukiem ekrāna labajā pusē. Piemēram, laukā “Vērtības” nosūtīsim “Pasūtījumu daudzums”, bet tabulas rindās – informāciju par pārdevējiem un pārdošanas datumu. Pamatojoties uz šajā tabulā ietvertajiem datiem, summas tika noteiktas automātiski. Ja nepieciešams, varat atvērt informāciju par katru gadu, ceturksni vai mēnesi. Tas ļaus jums iegūt detalizētu informāciju, kas jums nepieciešama konkrētajā brīdī.
Pieejamo parametru kopa atšķirsies no kolonnu skaita. Piemēram, kopējais kolonnu skaits ir 5. Un mums tās vienkārši jānovieto un jāatlasa pareizi, un jāparāda summa. Šajā gadījumā mēs veicam darbības, kas parādītas šajā animācijā.
Rakurstabulu var norādīt, norādot, piemēram, valsti. Lai to izdarītu, mēs iekļaujam vienumu “Valsts”.
Varat arī apskatīt informāciju par pārdevējiem. Lai to izdarītu, kolonnu “Valsts” aizstājam ar “Pārdevējs”. Rezultāts būs šāds.
Datu analīze ar 3D kartēm
Šī ģeogrāfiski norādītā vizualizācijas metode ļauj meklēt ar reģioniem saistītus modeļus, kā arī analizēt šāda veida informāciju.
Šīs metodes priekšrocība ir tāda, ka nav nepieciešams atsevišķi reģistrēt koordinātas. Vienkārši tabulā ir pareizi jāieraksta ģeogrāfiskā atrašanās vieta.
Kā strādāt ar 3D kartēm programmā Excel
Darbību secība, kas jums jāievēro, lai strādātu ar 3D kartēm, ir šāda:
- Atveriet failu, kas satur interesējošo datu diapazonu. Piemēram, tabula, kurā ir kolonna “Valsts” vai “Pilsēta”.
- Informācija, kas tiks parādīta kartē, vispirms ir jāformatē kā tabula. Lai to izdarītu, cilnē “Sākums” jāatrod atbilstošais vienums.
- Atlasiet analizējamās šūnas.
- Pēc tam dodieties uz cilni “Ievietot”, un tur atrodam pogu “3D karte”.
Tad tiek parādīta mūsu karte, kurā pilsētas tabulā ir attēlotas kā punkti. Bet mums patiesībā nav vajadzīga tikai informācija par apdzīvotām vietām kartē. Mums ir daudz svarīgāk redzēt informāciju, kas ir saistīta ar viņiem. Piemēram, tās summas, kuras var parādīt kā kolonnas augstumu. Kad būsim veikuši šajā animācijā norādītās darbības, virzot kursoru virs attiecīgās kolonnas, tiks parādīti ar to saistītie dati.
Varat arī izmantot sektoru diagrammu, kas dažos gadījumos ir daudz informatīvāka. Apļa izmērs ir atkarīgs no tā, kāda ir kopējā summa.
Prognožu lapa programmā Excel
Bieži biznesa procesi ir atkarīgi no sezonas īpatnībām. Un šādi faktori ir jāņem vērā plānošanas stadijā. Tam ir īpašs Excel rīks, kas jums patiks ar savu augsto precizitāti. Tas ir ievērojami funkcionālāks par visām iepriekš aprakstītajām metodēm, lai cik lieliskas tās būtu. Tāpat arī tā izmantošanas joma ir ļoti plaša – komerciālās, finanšu, mārketinga un pat valdības struktūras.
Svarīgi: lai aprēķinātu prognozi, jāiegūst informācija par iepriekšējo reizi. Prognožu kvalitāte ir atkarīga no tā, cik dati ir ilgtermiņa. Ieteicams iegūt datus, kas ir sadalīti regulāros intervālos (piemēram, reizi ceturksnī vai mēnesī).
Kā strādāt ar prognožu lapu
Lai strādātu ar prognožu lapu, jums jāveic šādas darbības:
- Atveriet failu, kurā ir daudz informācijas par rādītājiem, kas mums jāanalizē. Piemēram, pēdējā gada laikā (lai gan, jo vairāk, jo labāk).
- Iezīmējiet divas informācijas rindiņas.
- Dodieties uz izvēlni “Dati” un tur noklikšķiniet uz pogas “Prognožu lapa”.
- Pēc tam tiks atvērts dialoglodziņš, kurā varat izvēlēties prognozes vizuālā attēlojuma veidu: grafiku vai histogrammu. Izvēlieties to, kas atbilst jūsu situācijai.
- Iestatiet datumu, kad prognozei jābeidzas.
Zemāk esošajā piemērā sniedzam informāciju par trim gadiem – 2011.-2013. Šajā gadījumā ieteicams norādīt laika intervālus, nevis konkrētus skaitļus. Tas ir, labāk rakstīt 2013. gada marts, nevis konkrēts skaitlis kā 7. gada 2013. marts. Lai uz šiem datiem iegūtu prognozi 2014. gadam, ir jāiegūst dati, kas sakārtoti rindās ar datumu un rādītājiem, kas bija tajā brīdī. Izceliet šīs līnijas.
Pēc tam dodieties uz cilni “Dati” un atrodiet grupu “Prognoze”. Pēc tam dodieties uz izvēlni “Prognožu lapa”. Pēc tam parādīsies logs, kurā atkal izvēlamies prognozes prezentēšanas metodi un pēc tam iestatām datumu, līdz kuram prognoze jāpabeidz. Pēc tam noklikšķiniet uz “Izveidot”, pēc tam mēs iegūstam trīs prognožu opcijas (parādītas ar oranžu līniju).
Ātra analīze programmā Excel
Iepriekšējā metode ir patiešām laba, jo tā ļauj veikt reālas prognozes, pamatojoties uz statistikas rādītājiem. Bet šī metode ļauj faktiski veikt pilnvērtīgu biznesa izlūkošanu. Ir ļoti forši, ka šī funkcija ir izveidota pēc iespējas ergonomiskāk, jo, lai sasniegtu vēlamo rezultātu, ir jāveic burtiski dažas darbības. Nekādu manuālu aprēķinu, nekādu formulu pierakstīšanas. Vienkārši atlasiet analizējamo diapazonu un iestatiet gala mērķi.
Tieši šūnā ir iespējams izveidot dažādas diagrammas un mikrogrāfijus.
Kā strādāt
Tātad, lai strādātu, mums ir jāatver fails, kurā ir analizējamā datu kopa, un jāizvēlas atbilstošais diapazons. Pēc tam, kad mēs to atlasīsim, mums automātiski būs poga, kas ļauj izveidot kopsavilkumu vai veikt citu darbību kopu. To sauc par ātru analīzi. Mēs varam arī definēt summas, kas tiks automātiski ievadītas apakšā. Šajā animācijā varat skaidrāk redzēt, kā tas darbojas.
Ātrās analīzes funkcija ļauj arī formatēt iegūtos datus dažādos veidos. Un jūs varat noteikt, kuras vērtības ir vairāk vai mazāk tieši histogrammas šūnās, kas parādās pēc šī rīka konfigurēšanas.
Tāpat lietotājs var ievietot dažādus marķierus, kas norāda lielākas un mazākas vērtības attiecībā pret paraugā esošajām vērtībām. Tādējādi lielākās vērtības tiks parādītas zaļā krāsā, bet mazākās - sarkanā krāsā.
Ļoti gribas ticēt, ka šie paņēmieni ļaus būtiski paaugstināt darba ar izklājlapām efektivitāti un pēc iespējas ātrāk sasniegt visu, ko vēlies. Kā redzat, šī izklājlapu programma sniedz ļoti plašas iespējas pat standarta funkcionalitātē. Un ko mēs varam teikt par papildinājumiem, kuru internetā ir ļoti daudz. Vienīgi svarīgi ņemt vērā, ka visos papildinājumos ir rūpīgi jāpārbauda vīrusi, jo citu cilvēku rakstītie moduļi var saturēt ļaunprātīgu kodu. Ja pievienojumprogrammas ir izstrādājis Microsoft, tad to var droši lietot.
Microsoft Analysis Pack ir ļoti funkcionāls papildinājums, kas padara lietotāju par īstu profesionāli. Tas ļauj veikt gandrīz jebkuru kvantitatīvo datu apstrādi, taču iesācējam tas ir diezgan sarežģīti. Oficiālajā Microsoft palīdzības vietnē ir detalizēti norādījumi par to, kā ar šo pakotni izmantot dažāda veida analīzi.