Saturs
Daudzi Excel uzskata par izklājlapu programmu. Tāpēc jautājums par to, kā izveidot un strādāt ar tabulām, no pirmā acu uzmetiena var šķist dīvains. Taču daži cilvēki zina, kāda ir galvenā atšķirība starp Excel un izklājlapām. Turklāt šis Microsoft Office pakotnes komponents ne vienmēr ir mijiedarbība ar izklājlapām. Turklāt Excel galvenais uzdevums ir informācijas apstrāde, ko var pasniegt dažādās formās. Arī tabulas veidā.
Vai arī var rasties situācija, kad tabulai ir jāizvēlas atsevišķs diapazons un attiecīgi jāformatē. Kopumā tabulu izmantošanai ir ļoti daudz iespēju, tāpēc apskatīsim tās sīkāk.
Viedo galdu jēdziens
Joprojām pastāv atšķirība starp Excel lapu un viedo izklājlapu. Pirmais ir vienkārši apgabals, kurā ir noteikts šūnu skaits. Daži no tiem var būt aizpildīti ar noteiktu informāciju, bet citi ir tukši. Bet no tehniskā viedokļa starp tiem nav būtiskas atšķirības.
Bet Excel izklājlapa ir principiāli atšķirīgs jēdziens. Tas neaprobežojas ar datu klāstu, tam ir savas īpašības, nosaukums, noteikta struktūra un milzīgs skaits priekšrocību.
Tāpēc Excel tabulai varat izvēlēties atsevišķu nosaukumu – “Smart Table” vai Smart Table.
Izveidojiet gudru galdu
Pieņemsim, ka esam izveidojuši datu diapazonu ar pārdošanas informāciju.
Tas vēl nav galds. Lai pārvērstu diapazonu par to, jums tas ir jāatlasa un jāatrod cilne “Ievietot”, un tur tāda paša nosaukuma blokā jāatrod poga “Tabula”.
Parādīsies neliels logs. Tajā varat pielāgot šūnu kopu, kuru vēlaties pārvērst par tabulu. Turklāt jānorāda, ka pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti. Varat arī izmantot īsinājumtaustiņus Ctrl + T, lai atvērtu to pašu dialoglodziņu.
Principā vairumā gadījumu nekas nav jāmaina. Pēc tam, kad darbība ir apstiprināta, nospiežot pogu “OK”, iepriekš izvēlētais diapazons nekavējoties kļūs par tabulu.
Pirms tieši iestatīt tās rekvizītus, jums ir jāsaprot, kā pati programma redz tabulu. Pēc tam daudz kas kļūs skaidrs.
Izpratne par Excel tabulas struktūru
Visām tabulām ir īpašs nosaukums, kas tiek parādīts īpašā Dizaina cilnē. Tas tiek parādīts uzreiz pēc jebkuras šūnas atlasīšanas. Pēc noklusējuma nosaukums ir attiecīgi “Tabula 1” vai “Tabula 2”.
Ja vienā dokumentā ir jābūt vairākām tabulām, ieteicams tām dot tādus nosaukumus, lai vēlāk varētu saprast, kāda informācija kur ir ietverta. Nākotnē būs daudz vienkāršāk mijiedarboties ar tiem gan jums, gan cilvēkiem, kuri skata jūsu dokumentu.
Turklāt nosauktās tabulas var izmantot programmā Power Query vai vairākās citās pievienojumprogrammās.
Sauksim mūsu tabulu “Pārskats”. Vārdu var redzēt logā, ko sauc par nosaukumu pārvaldnieku. Lai to atvērtu, jums jāiet pa šādu ceļu: Formulas – Defined Names – Name Manager.
Ir iespējams arī manuāli ievadīt formulu, kur var redzēt arī tabulas nosaukumu.
Bet pats amizantākais ir tas, ka Excel spēj tabulu vienlaikus redzēt vairākās sadaļās: kopumā, kā arī atsevišķās kolonnās, virsrakstos, summās. Tad saites izskatīsies šādi.
Kopumā šādas konstrukcijas ir dotas tikai precīzākas orientācijas nolūkos. Bet nav nepieciešams tos iegaumēt. Tie tiek automātiski parādīti rīka padomos, kas tiek parādīti pēc tabulas atlasīšanas un kvadrātiekavas atvēršanas. Lai tos ievietotu, vispirms ir jāiespējo angļu valodas izkārtojums.
Vēlamo opciju var atrast, izmantojot taustiņu Tab. Neaizmirstiet aizvērt visas formulā esošās iekavas. Kvadrāti šeit nav izņēmums.
Ja vēlaties summēt visas kolonnas saturu ar pārdošanu, jums jāuzraksta šāda formula:
=SUMMA(D2:D8)
Pēc tam tas automātiski pārvērtīsies par =SUM(Pārskats[Pārdošana]). Vienkāršiem vārdiem sakot, saite aizvedīs uz konkrētu kolonnu. Ērti, piekrīti?
Tādējādi jebkura diagramma, formula, diapazons, kur viedtabula tiks izmantota datu iegūšanai no tā, automātiski izmantos jaunāko informāciju.
Tagad parunāsim sīkāk par to, kurām tabulām var būt īpašības.
Excel tabulas: rekvizīti
Katrai izveidotajai tabulai var būt vairāki kolonnu virsraksti. Diapazona pirmā rinda pēc tam kalpo kā datu avots.
Turklāt, ja tabulas izmērs ir pārāk liels, ritinot uz leju, burtu vietā, kas norāda atbilstošās kolonnas, tiek parādīti kolonnu nosaukumi. Lietotājam tas patiks, jo vietas nebūs jālabo manuāli.
Tas ietver arī automātisko filtru. Bet, ja jums tas nav nepieciešams, vienmēr varat to izslēgt iestatījumos.
Arī visas vērtības, kas ir rakstītas tieši zem tabulas kolonnas pēdējās šūnas, tiek pievienotas pašas. Tāpēc tos var atrast tieši jebkurā objektā, kas savā darbā izmanto datus no tabulas pirmās kolonnas.
Tajā pašā laikā tabulas noformējumam tiek formatētas jaunas šūnas, un tajās automātiski tiek ierakstītas visas šai kolonnai raksturīgās formulas. Vienkāršiem vārdiem sakot, lai palielinātu tabulas izmēru un paplašinātu to, vienkārši ievadiet pareizos datus. Visu pārējo pievienos programma. Tas pats attiecas uz jaunām kolonnām.
Ja formula ir ievadīta vismaz vienā šūnā, tā automātiski izplatās visā kolonnā. Tas ir, jums nav nepieciešams manuāli aizpildīt šūnas, viss notiks automātiski, kā parādīts šajā animētajā ekrānuzņēmumā.
Visas šīs īpašības ir labas. Bet jūs varat pielāgot tabulu pats un paplašināt tā funkcionalitāti.
Tabulas iestatīšana
Vispirms jums jāatver cilne “Dizaineris”, kurā atrodas tabulas parametri. Varat tos pielāgot, pievienojot vai notīrot izvēles rūtiņas, kas atrodas grupā “Tabulas stila opcijas”.
Tiek piedāvātas šādas iespējas:
- Pievienojiet vai noņemiet galvenes rindu.
- Pievienojiet vai noņemiet rindu ar summām.
- Padariet līnijas pārmaiņus.
- Izceliet galējās kolonnas treknrakstā.
- Iespējo vai atspējo svītrainu līniju aizpildīšanu.
- Atspējot automātisko filtru.
Varat arī iestatīt citu formātu. To var izdarīt, izmantojot opcijas, kas atrodas grupā Tabulas stili. Sākotnēji formāts atšķiras no iepriekšminētā, taču tādā gadījumā jūs vienmēr varat pielāgot vēlamo izskatu.
Varat arī atrast grupu “Rīki”, kurā varat izveidot rakurstabulu, dzēst kopijas un pārveidot tabulu standarta diapazonā.
Bet izklaidējošākā funkcija ir šķēlumu veidošana.
Šķēle ir filtra veids, kas tiek parādīts atsevišķā grafiskā elementā. Lai to ievietotu, jums jānoklikšķina uz tāda paša nosaukuma pogas “Ievietot šķēlēju” un pēc tam atlasiet kolonnas, kuras vēlaties atstāt.
Tas arī viss, tagad parādās panelis, kurā ir uzskaitītas visas šīs kolonnas šūnās esošās unikālās vērtības.
Lai filtrētu tabulu, ir jāizvēlas tā kategorija, kas šobrīd ir visinteresantākā.
Izmantojot griezēju, var atlasīt vairākas kategorijas. Lai to izdarītu, pirms atlases sākuma jānospiež taustiņš Ctrl vai jānoklikšķina uz pogas augšējā labajā stūrī pa kreisi no filtra noņemšanas.
Lai iestatītu parametrus tieši uz lentes, varat izmantot tāda paša nosaukuma cilni. Ar tās palīdzību ir iespējams rediģēt dažādas šķēles īpašības: izskatu, pogas izmēru, daudzumu utt.
Galvenie viedo tabulu ierobežojumi
Neskatoties uz to, ka Excel izklājlapām ir daudz priekšrocību, lietotājam joprojām būs jāsamierinās ar dažiem trūkumiem:
- Skati nedarbojas. Vienkāršiem vārdiem sakot, nav iespējams atcerēties noteiktus lapas parametrus.
- Jūs nevarat kopīgot grāmatu ar citu personu.
- Nav iespējams ievietot starpsummas.
- Jūs nevarat izmantot masīvu formulas.
- Šūnas nevar sapludināt. Bet tas nav ieteicams to darīt.
Tomēr priekšrocību ir daudz vairāk nekā trūkumu, tāpēc šie trūkumi nebūs īpaši pamanāmi.
Viedo tabulu piemēri
Tagad ir pienācis laiks runāt par situācijām, kurās ir nepieciešamas viedās Excel izklājlapas un kādas darbības var veikt, kas nav iespējamas ar standarta diapazonu.
Pieņemsim, ka mums ir tabula, kurā parādīti T-kreklu iegādes naudas ieņēmumi. Pirmajā ailē ir norādīti grupas dalībnieku vārdi, bet pārējās – cik T-krekli tika pārdoti un kāda izmēra tie ir. Izmantosim šo tabulu kā piemēru, lai redzētu, kādas iespējamās darbības var veikt, kas nav iespējamas parasta diapazona gadījumā.
Rezumējot ar Excel funkcionalitāti
Iepriekš redzamajā ekrānuzņēmumā varat redzēt mūsu tabulu. Vispirms apkoposim visus T-kreklu izmērus atsevišķi. Ja šī mērķa sasniegšanai izmantojat datu diapazonu, visas formulas būs jāievada manuāli. Ja izveidosit tabulu, šis apgrūtinošais slogs vairs nepastāvēs. Pietiek tikai iekļaut vienu vienumu, un pēc tam rinda ar summām tiks ģenerēta pati.
Pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras vietas. Parādās uznirstošā izvēlne ar vienumu “Tabula”. Tam ir opcija “kopējā rinda”, kas jums jāiespējo. To var pievienot arī caur konstruktoru.
Tālāk tabulas apakšā parādās rinda ar summām. Atverot nolaižamo izvēlni, tajā var redzēt šādus iestatījumus:
- Vidēji.
- Summa.
- Maksimālais.
- kompensācijas novirze.
Un daudz vairāk. Lai piekļūtu funkcijām, kas nav iekļautas iepriekš minētajā sarakstā, jums jānoklikšķina uz vienuma “Citas funkcijas”. Šeit ir ērti, ka diapazons tiek noteikts automātiski. Mēs esam izvēlējušies funkciju SUM, jo mūsu gadījumā mums ir jāzina, cik T-krekli kopumā tika pārdoti.
Automātiska formulu ievietošana
Excel ir patiešām gudra programma. Lietotājs var pat nezināt, ka viņa mēģina paredzēt viņa nākamās darbības. Tabulas beigās esam pievienojuši kolonnu, lai analizētu katra pircēja pārdošanas rezultātus. Pēc formulas ievietošanas pirmajā rindā tā nekavējoties tiek kopēta uz visām pārējām šūnām, un pēc tam visa kolonna tiek aizpildīta ar mums nepieciešamajām vērtībām. Ērti?
šķirošanas funkcija
Daudzi cilvēki izmanto konteksta izvēlni, lai izmantotu šo vai citu funkciju. Ir gandrīz visas darbības, kas vairumā gadījumu ir jāveic. Ja izmantojat viedās tabulas, funkcionalitāte paplašinās vēl vairāk.
Piemēram, mums ir jāpārbauda, kurš jau ir pārskaitījis priekšapmaksu. Lai to izdarītu, jums ir jākārto dati pēc pirmās kolonnas. Formatēsim tekstu tā, lai būtu iespējams saprast, kurš jau ir veicis maksājumu, kurš nav un kurš nav iesniedzis tam nepieciešamos dokumentus. Pirmais tiks atzīmēts zaļā krāsā, otrais - sarkanā, bet trešais - zilā krāsā. Un pieņemsim, ka mēs saskaramies ar uzdevumu tos sagrupēt.
Turklāt Excel var darīt visu jūsu vietā.
Vispirms jānoklikšķina uz nolaižamās izvēlnes, kas atrodas netālu no kolonnas “Nosaukums” virsraksta, un noklikšķiniet uz vienuma “Kārtot pēc krāsas” un atlasiet sarkanā fonta krāsu.
Viss, tagad informācija par to, kas veica maksājumu, ir skaidri parādīta.
Filtrācija
Ir iespējams arī pielāgot noteiktas tabulas informācijas parādīšanu un slēpšanu. Piemēram, ja vēlaties parādīt tikai tos cilvēkus, kuri nav samaksājuši, varat filtrēt datus pēc šīs krāsas. Iespējama arī filtrēšana pēc citiem parametriem.
secinājumi
Tādējādi viedās izklājlapas programmā Excel kalpos kā lieliski palīgi jebkuru problēmu risināšanā, ar kurām tikai nāksies saskarties.