Saturs
Daudzi biznesa procesi (un pat veseli uzņēmumi) šajā dzīvē ir saistīti ar pasūtījumu izpildi, ko veic ierobežots izpildītāju skaits noteiktā termiņā. Plānošana šādos gadījumos notiek, kā saka, “no kalendāra”, un nereti rodas nepieciešamība tajā plānotos notikumus (pasūtījumus, tikšanās, piegādes) pārnest uz Microsoft Excel – tālākai analīzei pēc formulām, pivot tabulām, diagrammu veidošanas, utt.
Protams, es gribētu šādu pārsūtīšanu īstenot nevis ar stulbu kopēšanu (kas vienkārši nav grūti), bet ar automātisku datu atjaunināšanu, lai turpmāk visas kalendārā veiktās izmaiņas un jauni pasūtījumi tiktu parādīti lidojumā. Excel. Šādu importēšanu var ieviest dažu minūšu laikā, izmantojot programmā Microsoft Excel iebūvēto Power Query pievienojumprogrammu, sākot no 2016. gada versijas (Excel 2010–2013 var lejupielādēt no Microsoft vietnes un instalēt atsevišķi no saites) .
Pieņemsim, ka plānošanai izmantojam bezmaksas Google kalendāru, kurā ērtības labad izveidoju atsevišķu kalendāru (poga ar plus zīmi apakšējā labajā stūrī blakus Citi kalendāri) ar virsrakstu darbs. Šeit mēs ievadām visus pasūtījumus, kas jāaizpilda un jāpiegādā klientiem viņu adresēs:
Veicot dubultklikšķi uz jebkura pasūtījuma, varat skatīt vai rediģēt tā informāciju:
Pieraksti to:
- Pasākuma nosaukums ir vadītājskurš izpilda šo pasūtījumu (Elena) un Pasūtījuma numurs
- Norādīts adrese piegāde
- Piezīmē (atsevišķās rindās, bet jebkurā secībā) ir norādīti pasūtījuma parametri: maksājuma veids, summa, klienta vārds u.c. formātā Parametrs=Vērtība.
Skaidrības labad katra vadītāja rīkojumi ir izcelti savā krāsā, lai gan tas nav nepieciešams.
1. darbība. Iegūstiet saiti uz Google kalendāru
Vispirms mums ir jāsaņem tīmekļa saite uz mūsu pasūtījumu kalendāru. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pogas ar trim punktiem Kalendāra opcijas darbojas blakus kalendāra nosaukumam un atlasiet komandu Iestatījumi un kopīgošana:
Atvērtajā logā, ja vēlaties, varat padarīt kalendāru publisku vai atvērt piekļuvi tam atsevišķiem lietotājiem. Mums ir nepieciešama arī saite privātai piekļuvei kalendāram iCal formātā:
2. darbība. Ielādējiet datus no kalendāra programmā Power Query
Tagad atveriet programmu Excel un cilnē Datums (ja jums ir Excel 2010–2013, tad cilnē Jaudas vaicājums) izvēlieties komandu No interneta (Dati — no interneta). Pēc tam ielīmējiet kopēto ceļu kalendārā un noklikšķiniet uz Labi.
iCal Power Query neatpazīst formātu, taču tam ir viegli palīdzēt. Būtībā iCal ir vienkārša teksta fails ar kolu kā atdalītāju, un iekšpusē tas izskatās apmēram šādi:
Tātad jūs varat vienkārši ar peles labo pogu noklikšķināt uz lejupielādētā faila ikonas un atlasīt formātu, kas pēc nozīmes ir vistuvākais CSV – un mūsu dati par visiem pasūtījumiem tiks ielādēti Power Query vaicājumu redaktorā un sadalīti divās kolonnās ar kolu:
Ja paskatās uzmanīgi, jūs varat skaidri redzēt, ka:
- Informācija par katru notikumu (pasūtījumu) tiek sagrupēta blokā, kas sākas ar vārdu BEGIN un beidzas ar END.
- Sākuma un beigu datumi tiek saglabāti virknēs ar apzīmējumiem DTSTART un DTEND.
- Piegādes adrese ir LOCATION.
- Pasūtījuma piezīme – lauks DESCRIPTION.
- Notikuma nosaukums (pārvaldnieka vārds un pasūtījuma numurs) — lauks KOPSAVILKUMS.
Atliek iegūt šo noderīgo informāciju un pārveidot to par ērtu tabulu.
3. darbība. Pārveidojiet uz parasto skatu
Lai to izdarītu, veiciet šādu darbību ķēdi:
- Izdzēsīsim 7 augšējās rindiņas, kas mums nav vajadzīgas pirms pirmās komandas BEGIN Sākums — Dzēst rindas — Dzēst augšējās rindas (Sākums — Noņemt rindas — Noņemt augšējās rindas).
- Filtrēt pēc kolonnas Column1 rindas, kas satur mums nepieciešamos laukus: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION un SUMMARY.
- Cilnē Papildu Kolonnas pievienošana izvēlēties Indeksa kolonna (Pievienot kolonnu — rādītāja kolonna)lai mūsu datiem pievienotu rindas numura kolonnu.
- Turpat uz cilnes. Kolonnas pievienošana izvēlēties komandu Nosacījuma kolonna (Pievienot kolonnu — nosacījuma kolonna) un katra bloka (pasūtījuma) sākumā parādām indeksa vērtību:
- Iegūtajā kolonnā aizpildiet tukšās šūnas Bloķētar peles labo pogu noklikšķinot uz tās nosaukuma un atlasot komandu Aizpildiet – uz leju (Aizpildīt — uz leju).
- Noņemiet nevajadzīgo kolonnu Indekss.
- Atlasiet kolonnu Column1 un veiciet kolonnas datu konvolūciju Column2 izmantojot komandu Transformācija — šarnīra kolonna (Transformēt — Rakura kolonna). Noteikti atlasiet opcijās Neapkopot (Neapkopot)lai datiem netiktu piemērota matemātiskā funkcija:
- Iegūtajā divdimensiju (krustu) tabulā notīriet atpakaļvērstās slīpsvītras adreses kolonnā (ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas galvenes - Vērtību aizstāšana) un noņemiet nevajadzīgo kolonnu Bloķēt.
- Lai pagrieztu kolonnu saturu DTSTART и DTEND pilnā datumā un laikā, iezīmējot tos, atlasiet cilnē Pārveidošana — datums — palaist analīze (Transformēt — Datums — Parsēt). Pēc tam mēs labojam kodu formulas joslā, aizstājot funkciju Datums no on DatumsLaiks.Nolai nezaudētu laika vērtības:
- Pēc tam, ar peles labo pogu noklikšķinot uz galvenes, mēs sadalām kolonnu APRAKSTS ar pasūtījuma parametriem pa atdalītāju – simbolu n, bet tajā pašā laikā parametros mēs atlasīsim sadalījumu rindās, nevis kolonnās:
- Iegūto kolonnu vēlreiz sadalām divās atsevišķās – parametrā un vērtībā, bet pēc vienādības zīmes.
- Kolonnas atlase APRAKSTS.1 veikt apvērsumu, kā mēs to darījām iepriekš, ar komandu Transformācija — šarnīra kolonna (Transformēt — Rakura kolonna). Vērtību kolonna šajā gadījumā būs kolonna ar parametru vērtībām - APRAKSTS.2 Noteikti atlasiet funkciju parametros Neapkopot (Neapkopot):
- Atliek iestatīt visu kolonnu formātus un pārdēvēt tos pēc vēlēšanās. Un jūs varat augšupielādēt rezultātus atpakaļ programmā Excel, izmantojot komandu Sākums — Aizvērt un ielādēt — Aizvērt un ielādēt… (Sākums — Aizvērt&Ielādēt — Aizvērt&Ielādēt...)
Un šeit ir mūsu pasūtījumu saraksts, kas ielādēts programmā Excel no Google kalendāra:
Turpmāk, mainot vai pievienojot kalendāram jaunus pasūtījumus, pietiks tikai atjaunināt mūsu pieprasījumu ar komandu Dati — atsvaidzināt visu (Dati — atsvaidzināt visu).
- Rūpnīcas kalendārs programmā Excel atjaunināts no interneta, izmantojot Power Query
- Kolonnas pārveidošana par tabulu
- Izveidojiet datu bāzi programmā Excel