Saturs
Strādājot pie Excel dokumenta, bieži vien kļūst nepieciešams, lai vairāki cilvēki vienlaikus izveidotu savienojumu ar to. Un ļoti bieži to skaitu var aprēķināt vairākos desmitos. Tāpēc sadarbības jautājums neaprobežojas tikai ar cilvēku savienošanu, jo viņi bieži vien var veikt pretrunīgas izmaiņas, kas jāiemācās ātri un efektīvi rediģēt.
Kurš to var izdarīt? Persona, kurai ir galvenā lietotāja statuss. Vārdu sakot, kas jādara, lai kopīgs darbs ar dokumentu būtu ne tikai iespējams, bet arī efektīvs?
Darbam ar koplietotu failu programmā Excel ir savas īpašības. Tātad dažas darbības lietotājiem nav pieejamas:
- Tabulu veidošana.
- Scenāriju pārvaldība, tostarp to apskate.
- Lokšņu noņemšana.
- Lietotājiem nav iespējas apvienot vairākas šūnas vai, gluži pretēji, sadalīt iepriekš sapludinātās.
- Jebkuras darbības ar XML datiem.
Kā šos ierobežojumus var apiet? Jums vienkārši jānoņem vispārējā piekļuve un pēc tam jāatgriež, kad rodas vajadzība.
Šeit ir vēl viena izklājlapa ar dažiem uzdevumiem, kas var būt vai var nebūt iespējami, ja vienā izklājlapā strādājat ar vairākiem cilvēkiem.
Vispirms jums ir jāsaprot, kurš fails ir jāpadara pieejams rediģēšanai vairākiem cilvēkiem vienlaikus. Tas var būt jauns vai esošs fails.
Settings
Viss, kas jums jādara, lai koplietotu failu programmā Excel, atrodas sadaļā Grāmatu koplietošana, kuru var atrast, atverot cilni Pārskatīšana.
Tiks atvērts logs ar divām cilnēm. Mūs interesē pirmais, kas atveras automātiski. Mums ir jāatzīmē izvēles rūtiņa blakus vienumam, kas ekrānuzņēmumā atzīmēts ar sarkanu taisnstūri. Ar to mēs ļaujam vairākiem lietotājiem pārvaldīt dokumentu.
Kad esam atvēruši piekļuvi rediģēšanai, mums tā ir jākonfigurē. Lai to izdarītu, atveriet otro cilni.
Pēc parametru ievadīšanas mēs apstiprinām savas darbības. Lai to izdarītu, ar peles kreiso taustiņu noklikšķiniet uz pogas "OK". Kopīgošana var būt atvērta jebkurai grāmatai, gan jaunai, gan esošai. Pirmajā gadījumā jums būs jāizdomā viņai vārds.
Pēc tam fails ir jāsaglabā datorā.
Svarīgi! Formātam jābūt tādam, lai katrs lietotājs varētu atvērt failu ar savu izklājlapu versiju.
Fails ir jāsaglabā tīkla koplietošanas vietā vai mapē, kurai ir piekļuve dalībniekiem, kuri vēlas izmantot failu. Kad direktorijs ir atlasīts, mums vienkārši jānoklikšķina uz pogas “Saglabāt”.
Tomēr koplietotā faila saglabāšanai nav atļauts izmantot tīmekļa serveri.
Pēc visu iepriekš aprakstīto darbību veikšanas jums jāpārbauda, vai ir iespējams savienot citus cilvēkus. Lai to izdarītu, atveriet cilni “Dati” un tieši zem tās atrodiet vienumu “Savienojumi”. Noklikšķinot uz tā, varēsit mainīt saites vai saites. Ja nav atbilstošas pogas, tad nav saistīto failu.
Tālāk tiek atvērta cilne “Statuss”, ar kuras palīdzību iespējams pārbaudīt savienojumus. To, ka viss ir kārtībā, var atpazīt pēc pogas “OK” klātbūtnes.
Excel ļauj atvērt arī koplietotu darbgrāmatu. Lai to izdarītu, jums jānoklikšķina uz pogas Office. Kad parādās uznirstošais panelis, mums ir jāatlasa vienums “Atvērt” un jāatlasa grāmata, kas tiks izmantota kopīgošanai. Pēc tam vēlreiz noklikšķiniet uz pogas Office un atveriet logu “Excel Options”, kas atrodas apakšā.
Parādītā loga kreisajā pusē varēsiet izvēlēties iestatījumu kategoriju, bet mūs interesē pati pirmā, kurā ir vispārīgākie parametri.
Tālāk dodieties uz vienumu “Personīgais iestatījums”, kur jānorāda dati, kas ļauj filtrēt lietotājus – lietotājvārds, segvārds.
Pēc šo darbību veikšanas kļūst iespējams rediģēt informāciju dokumentā vai pievienot dažus datus. Neaizmirstiet saglabāt izmaiņas pēc to veikšanas.
Tas dažkārt var radīt problēmas, saglabājot. Piemēram, koplietošana ir pieejama tikai pirmajai atvēršanai, un, mēģinot atvērt dokumentu otro reizi, programma rada kļūdu. Tas var notikt šādu iemeslu dēļ:
- Ja vairāki dalībnieki vienlaikus ievada datus vienā šūnā. Vai jebkura cita daļa.
- Izmaiņu žurnāla ģenerēšana, kas palielina darbgrāmatas izmēru. Tas noved pie problēmām.
- Lietotājs ir noņemts no kopīgošanas. Šajā gadījumā izmaiņu saglabāšana nedarbosies tikai viņa datorā.
- Tīkla resurss ir pārslogots.
Lai novērstu problēmu, jums jāveic šādas darbības:
- Izdzēsiet izmaiņu žurnālu vai izdzēsiet no tā lieko informāciju.
- Noņemiet lieko informāciju pašā dokumentā.
- Resāciet kopīgošanu.
- Atveriet Excel dokumentu citā biroja redaktorā un pēc tam vēlreiz saglabājiet to xls formātā.
Tiesa, jaunākajās versijās šī kļūda nenotiek tik bieži kā vecākās versijās.
Kā apskatīt dalībnieku aktivitātes
Kopīgā darba gaitā jums pastāvīgi jāuzrauga, lai kāds no dalībniekiem kaut ko nesabojātu. Tāpēc jums jāiemācās saprast, kādas darbības ir izdarījis viens no viņiem. Lai to izdarītu, jums jāveic šādas darbības.
- Dodieties uz cilni “Pārskatīšana” un tur atrodiet vienumu “Labojumi”. Izvēlnē atlasiet vienumu “Atlasīt labojumus”.
6 - Pēc tam parādīsies logs, kurā varēsiet uzzināt, kādas izmaiņas ir veikuši lietotāji. Šis saraksts tiek ģenerēts automātiski. Varat pārbaudīt, vai tas tā ir, šajā dialoglodziņā apskatot izvēles rūtiņu blakus attiecīgajam vienumam.
7 Šajā gadījumā augšējā kreisajā stūrī esošajā sarakstā tiks parādītas tikai tās izmaiņas, kas veiktas kopš pēdējās saglabāšanas. Tas tiek darīts ērtības labad, jūs vienmēr varat redzēt žurnālā iepriekšējos labojumus.
- Katram dalībniekam tiek piešķirta noteikta krāsa, pēc kuras var saprast, kurš veicis izmaiņas. Etiķetes atrodas augšējā kreisajā stūrī. Varat arī iestatīt izmaiņu izsekošanu pēc laika, konkrēta lietotāja vai noteiktā diapazonā, kā arī atspējot to attēlošanu.
8 - Novietojot kursoru virs šūnas, kurā ir šāda atzīme, tiek parādīts neliels bloks, no kura var saprast, kurš veicis izmaiņas.
9 - Lai veiktu korekcijas labojumu parādīšanas noteikumos, jums jāatgriežas iestatījumu logā un pēc tam jāatrod lauks “Pēc laika”, kurā varat iestatīt izmaiņu skatīšanas sākumpunktu. Tas ir, laiks, no kura tiks parādīti labojumi. Varat iestatīt periodu kopš pēdējās saglabāšanas, iestatīt, lai visu laiku tiktu rādītas visas izmaiņas, kas tikai nav skatītas, vai norādīt datumu, no kura tās tiks rādītas.
10 - Varat arī kontrolēt tikai konkrēta dalībnieka veikto labojumu rādīšanu.
11 - Izmantojot atbilstošo lauku, varat iestatīt lapas diapazonu, kurā tiks reģistrētas komandas darbības.
Varat arī veikt citas izmaiņas, atzīmējot atbilstošās izvēles rūtiņas pareizajās vietās.
Izmaiņu saraksts nav pašsvara. Galvenais lietotājs var pārskatīt citu dalībnieku labojumus, tos apstiprinot vai noraidot. Kā to izdarīt?
- Dodieties uz cilni “Pārskatīšana”. Ir izvēlne “Labojumi”, kurā lietotājs var pārvaldīt labojumus. Uznirstošajā panelī ir jāizvēlas opcija “Pieņemt / noraidīt labojumus”, pēc kura tiks parādīts logs, kurā tiek parādīti labojumi.
13 14 - Rediģējumu atlasi var veikt pēc tiem pašiem kritērijiem, kas aprakstīti iepriekš: pēc laika, pēc konkrēta lietotāja vai noteiktā diapazonā. Pēc nepieciešamo parametru iestatīšanas nospiediet pogu OK.
- Pēc tam tiks parādīti visi pielāgojumi, kas atbilst iepriekšējā darbībā iestatītajiem nosacījumiem. Varat piekrist noteiktam labojumam vai to noraidīt, noklikšķinot uz atbilstošās pogas loga apakšā. Ir iespējams arī pieņemt vai noraidīt korekcijas paketē.
15
Tagad nepieciešamie pielāgojumi ir atstāti, un liekie ir noņemti.
Kā noņemt lietotāju no Excel faila
Laiku pa laikam kļūst nepieciešams noņemt lietotājus no līdzautorības. Iemeslu var būt ļoti daudz: viņiem tika dots cits uzdevums, dalībnieks sāka rediģēt no cita datora utt. Šī uzdevuma īstenošana programmā Excel nepavisam nav grūta.
Vispirms atveriet cilni “Pārskatīšana”. Ir grupa “Izmaiņas”, kur ir opcija “Piekļuve grāmatai”.
Pēc tam ekrānā parādīsies tas pats logs, ko redzējām iepriekš. Visu to personu saraksts, kuras var veikt izmaiņas tabulā, ir atrodams cilnē Rediģēt. Lai noņemtu lietotāju, kas mums šobrīd nav vajadzīgs, jums tas jāatrod šajā sarakstā, atlasiet to, nospiežot peles kreiso pogu, un noklikšķiniet uz pogas “Dzēst”, kas atrodas zemāk.
Tālāk programma Excel brīdinās lietotāju, ka šī dalībnieka veiktie labojumi var netikt saglabāti, ja viņš pašlaik veic izmaiņas darbgrāmatā. Ja piekrītat, noklikšķiniet uz “OK”, un lietotājs vairs netiks koplietots.
Labākais veids, kā ierobežot koplietotās virsgrāmatas izmantošanu, ir lietotāja noņemšana. Ja tas nav piemērots, varat iestatīt tiesības skatīt vai rediģēt grāmatu konkrētam dalībniekam.
Tomēr ir svarīgi atcerēties, ka koplietošanā pēc noklusējuma ir iebūvēti daži ierobežojumi. Tie ir aprakstīti iepriekš. Atcerēsimies tos, jo atkārtošana ir mācīšanās māte.
- Aizliegts izveidot viedtabulas, kas automātiski atjaunina datus un kurām ir daudzas citas iespējas.
- Jūs nevarat pārvaldīt skriptus.
- Ir iebūvēts ierobežojums lapu dzēšanai, šūnu savienošanai vai atvienošanai.
- Veiciet visas darbības ar XML datiem. Vienkāršiem vārdiem sakot, pastāv ierobežojumi liela datu apjoma strukturēšanai, tostarp to masīvu rediģēšanai. XML ir viens no neskaidrākajiem failu tipiem iesācējiem, taču tas tiešām ir diezgan vienkāršs. Izmantojot šāda veida failus, varat pārsūtīt datus, veicot dokumentā partijas izmaiņas.
Vienkārši sakot, līdzautorēšana ļauj veikt standarta darbības ar dokumentu, bet profesionālākas iespējas ir pieejamas tikai vienai personai. Tas ir tāpēc, ka tos pašus makro vai XML pakešu izmaiņas ir nedaudz grūtāk atsaukt.
Koplietošanas atspējošana un pēc tam atkārtota iespējošana ir vēl viens veids, kā ierobežot Excel lietotāju iespējas. Jūs pats varat veikt nepieciešamās izmaiņas, tādējādi uz laiku liedzot citiem cilvēkiem iespēju kaut ko rediģēt.
Lai to izdarītu, jums jāveic šīs darbības.
- Atveriet cilni “Pārskatīšana”, dodieties uz vienumu “Labojumi” un uznirstošajā izvēlnē atlasiet vienumu “Izcelt pārskatījumus”.
- Pēc tam tiek parādīts logs, kurā jums jānoņem atzīmes no izvēles rūtiņām blakus vienumiem “Lietotājs” un “Diapazonā”.
- Pēc tam parādās izmaiņu žurnāls, kas nepieciešams datu dublēšanai.
Pēc tam varat izslēgt kopīgošanu. Lai to izdarītu, tajā pašā lentes cilnē atlasiet vienumu “Piekļuve grāmatai” un noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas “Atļaut vairākiem lietotājiem modificēt failu”.
Tas arī viss, tagad kopīgošana ir atspējota.
Līdz ar to līdzautorības iestatīšana programmā Excel ir diezgan vienkārša. Protams, ir daži ierobežojumi, kas neļauj pilnībā izmantot dokumentu. Taču tās tiek atrisinātas pavisam vienkārši, pietiek uz brīdi atslēgt koplietošanu un tad ieslēgt, kad veiktas nepieciešamās izmaiņas.