Datu grupēšana un atgrupēšana programmā Excel. Soli pa solim instrukcijas ar fotoattēlu

Tagad ir informācijas laikmets. Datu apjoms, kas cilvēkiem katru dienu jāapstrādā, pieaug arvien vairāk. Tas attiecas uz visām iespējamām dzīves jomām, arī uz darbu. Tagad arvien vairāk ir cilvēku darbības jomas, kurās ir akūta nepieciešamība pēc spējas ātri apstrādāt lielu informācijas apjomu.

Viena no Excel funkcijām, kas ļauj to izdarīt, ir grupēšana. Fakts ir tāds, ka informācijas strukturēšana palīdz strādāt nevis ar visiem pieejamajiem datiem, bet tikai ar mazām daļām. Ja vienā blokā sapako viena veida informāciju, tad ir vieglāk gan datoram, gan pašam cilvēkam. Nav gandrīz nevienas jomas, kurā informācijas strukturēšana nebūtu pieprasīta:

1. Pārdošanas datu apstrāde. Noliktavas regulāri saņem milzīgas partijas ar visdažādākajām precēm ar dažādām izmaksām, svaru, piegādātāju, nosaukumu utt. Datu strukturēšana atvieglo navigāciju visā šajā informācijas masīvā.
2. Studijas. Izglītības un pašizglītības kvalitāte ir cieši saistīta ar to, cik labi ir strukturēta informācija. Tāpēc, pareizi sagrupējot viena veida datus blakus, būs vieglāk veikt ne tikai, piemēram, ar statistiku saistītos praktiskos, bet arī teorētiskos uzdevumus, sakārtot mājas darbus utt.
3. Grāmatvedības pārskats. Grāmatvežiem regulāri nākas saskarties ar skaitļiem, no kuriem katram ir saistība ar citiem cipariem. Un, lai būtu ērtāk strādāt ar lielu skaitu vērtību uXNUMXbuXNUMX, kas saistītas viena ar otru, un dažāda veida informāciju, ir ļoti ērti izmantot datu grupēšanu.

Tāpat datu grupēšanas funkcija ļauj paslēpt novecojušu informāciju. Apskatīsim, kā tas darbojas un kā jūs varat to izmantot.

Kā iestatīt funkciju parametrus

Lai strādātu ar datu grupēšanu, vispirms tā ir jākonfigurē. Lai to izdarītu, dodieties uz cilni “Dati” un atrodiet tur opciju “Struktūra”. Pēc tam parādīsies uznirstošais panelis, kura apakšējā labajā stūrī ir jāatrod poga.

Pēc tam parādīsies logs, kurā jums jāatzīmē atbilstošās izvēles rūtiņas un jānospiež taustiņš Labi. Šie iestatījumi nosaka, kā dati tiks parādīti.

Svarīgi: praksē daudziem cilvēkiem ir diezgan neērti parādīt kopsummas zem datiem. Tādēļ varat atstāt šo izvēles rūtiņu neatzīmētu. Ieteicams arī atzīmēt izvēles rūtiņu “Automātiskie stili”.

Pēc šo darbību veikšanas varat nekavējoties sākt informācijas grupēšanu.

Kā grupēt datus pēc rindām

Tagad izdomāsim, kas praktiski jādara, lai rindas grupētu.

1. Izveidojiet jaunu rindu virs vai zem tām, kuras vēlamies grupēt. Tas viss ir atkarīgs no tā, kura rezultātu parādīšanas metode tika izvēlēta iepriekšējā posmā.
2. Nākamais solis ir pievienotās rindas augšējā kreisajā šūnā izveidot tabulas nosaukumu. Tas būs tās grupas nosaukums, kurā tiks apvienotas noteiktā pamata šūnas.
3. Atlasiet visas šūnas apgabalā zem jaunizveidotās rindas vai virs tās (atkarībā no tā, ko veicām pirmajā darbībā). Pēc tam datu cilnē mēs meklējam pogu "Struktūra", un tur atrodam opciju "Grupa". Uznirstošajā panelī ir svarīgi neklikšķināt uz bultiņas vai komandas nosaukuma, bet gan uz ikonas.

Ja joprojām noklikšķināsit uz lejupvērstās bultiņas, parādīsies papildu izvēlne, kurā varēsiet atlasīt grupēšanas funkciju vai izveidot struktūru. Šajā posmā mūs galvenokārt interesē grupēšana.

Pēc tam mēs izvēlamies galveno funkciju, pēc kuras tiks veikta grupēšana. Tās var būt rindas vai kolonnas. Ja neko nemaināt, pēc noklusējuma tiek atlasīts pirmais vienums. Kad esam pārliecinājušies, ka iestatījumi ir iestatīti atbilstoši mums, mums ir jāapstiprina savas darbības, nospiežot pogu Labi. Tā kā mēs grupējam pēc rindas, mums nekas nav jāmaina, tikai vēlreiz jāpārbauda.

Svarīgi: ja pirms objektu grupēšanas uzsākšanas koordinātu panelī atlasāt nevis šūnu, bet veselas kolonnas vai rindas, šis dialoglodziņš neparādīsies. Programma pati izdomās, ko darīt.

To, ka līnijas tika sagrupētas, varam saprast pēc mīnusa zīmes koordinātu panelī. Tas mums norāda, ka dati tika atklāti. Tagad mēs varam tos paslēpt, noklikšķinot uz šīs ikonas vai noklikšķinot uz pogas 1 nedaudz augstāk (tas norāda uz grupēšanas pakāpi).

Mēs redzam, ka līnijas ir paslēptas, un mīnusa zīme ir mainījusies uz plusu. Lai atvērtu vajadzīgo rindiņu, varat noklikšķināt uz tās, un tad programma to darīs pati. Ja jums ir jāpaplašina visas līnijas, jums jānoklikšķina uz pogas “2”, kas šajā gadījumā atrodas koordinātu paneļa augšpusē.

Kā grupēt kolonnas

Lai grupētu kolonnas, darbību algoritms ir aptuveni vienāds:

1. Atkarībā no tā, kādas opcijas esam atlasījuši iestatījumos, mums ir jāievieto jauna kolonna pa kreisi vai pa labi no apgabala, kas tiks grupēts.
2. Parādītās kolonnas augšējā šūnā ierakstām grupas nosaukumu.
3. Mēs atlasām visas kolonnas, kas mums ir jāgrupē (vienkārši atstājiet to, kuru pievienojām pirmajā posmā), un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “Grupēt” tāpat kā iepriekš aprakstītajā algoritmā.
4. Tagad mums ir jānoklikšķina uz vienuma "Slejas" mazajā logā un noklikšķiniet uz pogas "OK".
5. Veiksmi.

Piezīmes. Tāpat kā grupējot rindas, ja horizontālajā koordinātu joslā atlasām veselas kolonnas, mēs nesaņemam mazu dialoglodziņu.

Kā izveidot daudzlīmeņu grupēšanu

Excel ir funkcionāla programma, taču tās iespējas nebeidzas ar viena līmeņa grupēšanu, kā aprakstīts augstāk minētajos piemēros. Ir arī iespēja grupēt šūnas vairākos līmeņos. Tas tiek darīts šādā veidā:

1. Sākumā galvenā grupa tiek izveidota iepriekš aprakstītajā veidā. Pēc tam tai tiks pievienotas apakšgrupas.
2. Pēc tam mēs pārliecināmies, ka galvenā grupa ir atvērta. Tajā mēs arī veicam iepriekš aprakstītās darbības. Konkrētās darbības ir atkarīgas no tā, vai persona strādā ar rindām vai kolonnām.
3. Rezultātā var izveidot vairāku līmeņu grupas.

Norādījumi datu atgrupēšanai

Var rasties situācija, kad iepriekš izveidota grupa vai apakšgrupa vairs nav vajadzīga. Tam ir atsevišķa funkcija – “Atgrupēt”. Lai to īstenotu, jums jāveic šādas darbības:

1. Atlasiet elementus, kas ir daļa no grupas.
2. Atveriet cilni "Dati".
3. Tur atrodam grupu “Struktūra”, atveriet to ar zemāk esošo bultiņu.
4. Tur noklikšķiniet uz pogas “Atgrupēt”. Ir ļoti svarīgi noklikšķināt uz ikonas, nevis uz uzraksta.

Tālāk mēs izvēlamies, ko tieši vēlamies atgrupēt. Mēs izvēlamies piemēroto preci atkarībā no tā, ko esam iepriekš sagrupējuši. Pēc darbības pabeigšanas nospiediet pogu Labi.

Uzmanību! Ja pirms tam tika izveidots vairāku līmeņu grupējums vai izveidotas vairākas dažādas grupas, tad tās jāreformē atsevišķi.

Arī šeit mēs saņemam šādu rezultātu.

Šis ir vispārīgs algoritms šūnu atgrupēšanai, taču, tāpat kā jebkurā biznesā, ir daudz nianšu. Apskatīsim tos sīkāk.

Kā atgrupēt lapas

Laiku pa laikam var būt nepieciešams atgrupēt lapas. Lai to izdarītu, jums jāveic šāda darbību secība:

1. Sākumā mēs atrodam tās lapas, kas ir sagrupētas. Ja lapas ir iepriekš sagrupētas, tās tiks parādītas vienā krāsā vai nosaukums būs treknrakstā.
2. Pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vienas no grupas lapām un pēc tam konteksta izvēlnē noklikšķiniet uz pogas “Atgrupēt lapas”. Tagad tie tiks atgrupēti, un visas izmaiņas tajos tiks veiktas neatkarīgi no pārējām.

Vēl viens veids, kā atgrupēt lapas, ir izmantot taustiņu Shift un pēc tam noklikšķināt uz aktīvās lapas grupā, kuru vēlaties atgrupēt. Tas nozīmē, ka jums ir jādefinē grupa, kuras atgrupēšana ir nepieciešama, pēc tam noklikšķiniet uz vienas no cilnēm un pēc tam noklikšķiniet uz tās, turot nospiestu taustiņu Shift.

Pēc izmaiņu veikšanas tagad varat grupēt dažas lapas. Lai to izdarītu, nospiediet taustiņu Ctrl vai Cmd (pirmais ir paredzēts datoriem, kuros darbojas sistēma Windows, bet otrais ir Apple tehnoloģijai), un, turot pogu, pārmaiņus noklikšķiniet uz lapām, kuras vēlaties apvienot grupā. Pēc tam programma visu darīs lietotāja vietā.

Kā atgrupēt manuāli grupētus datus

Pirms šūnu atgrupēšanas vispirms ir jāsaprot, kā tās tika grupētas: manuāli vai automātiski. Manuālā grupēšana tiek uzskatīta par iepriekš aprakstīto metodi. Automātiska grupu ģenerēšana ir tad, kad tās tiek izveidotas, izmantojot noteiktas funkcijas. Piemēram, pēc starpsummu ģenerēšanas. To, ka šī iespēja tika izmantota, var saprast no rindas “Starprezultāti”.

Ja dati tika grupēti, izmantojot tāda paša nosaukuma funkciju Excel tad, lai to izformētu, jums jāpārliecinās, vai grupa ir izvietota. Ja nē, jums jānoklikšķina uz pogas + sānjoslā kreisajā pusē. Par to, ka grupa ir izvietota, varam spriest pēc pogas – turpat. Paplašinot grupu, mēs sākam redzēt gan slēptās rindas, gan grupas. Pēc tam, izmantojot tastatūru vai peles kreiso taustiņu, atlasiet visas grupas šūnas un pēc tam - saskaņā ar iepriekš aprakstīto algoritmu.

Tikai daži cilvēki zina, ka ir vēl viens veids, kā atgrupēt manuāli grupētas šūnas - izmantojot karstos taustiņus.

Lai to izdarītu, vispirms ir jāatlasa tās kolonnas, kas ir grupētas, un pēc tam nospiediet Alt + Shift + kreiso bulttaustiņu. Ja darbs tiek veikts datorā, kas tiek kontrolēts operētājsistēmā Mac OS, tad jums ir jāizmanto taustiņu kombinācija Command + Shift + J.

Kā atgrupēt automātiski grupētus datus

Ja iepriekšējā punktā veiktās pārbaudes rezultātā izrādījās, ka dati tika grupēti automātiski, tad viss ir nedaudz sarežģītāk, jo standarta atgrupēšanas funkcija šajā gadījumā nedarbosies. Darbības ir atkarīgas no tā, kas tieši veica datu grupēšanu. Ja šī ir funkcija “Starpsummas”, darbību secība ir šāda:

1. Mēs atveram to pašu cilni ar datiem galvenajā panelī (vai lentē, kā to bieži sauc arī).
2. Pēc tam, kad mēs noklikšķināsim uz pogas “Starpsummas” (tas ir tieši tas, kas mums jādara kā otrā darbība), mums būs logs. Pati poga atrodas tajā pašā sadaļā – Struktūra. Pēc tam parādīsies logs, kurā mums jānoklikšķina uz pogas “Dzēst visu”. To var atrast loga apakšējā kreisajā stūrī vai citur (atkarībā no Office versijas un konkrētās izklājlapu programmas).

Uzmanību! Šī metode noņem ne tikai grupu, bet arī starpsummas. Tāpēc, ja jums tie ir jāsaglabā, labāk kopēt grupas elementus uz citu lapu un izmantot tos kā negrupētus.

Stingrs ieteikums visām darbībām ar tabulu, lai grupētu vai atgrupētu datus. Pirms to izdarīt, jums ir jāizveido oriģinālās tabulas kopija. Šādā gadījumā varat atjaunot dokumenta sākotnējo skatu, ja kaut kas nenotiek saskaņā ar plānu.

Tādējādi programmai Excel ir ļoti plaša funkcionalitāte datu strukturēšanai. Protams, tas nespēs visu izdarīt cilvēka vietā, taču tas ļauj ērtāk organizēt darbu ar strukturētiem datiem. Pārējais būs jādara pašam cilvēkam. Taču šis ir ļoti funkcionāls rīks, kas ļoti noderēs tiem, kam jāstrādā ar milzīgiem skaitliskas un tekstuālas informācijas apjomiem.