Saturs
Laika vadība "Ar darbu, kas man ir, un esmu iesprostots bezjēdzīgā sanāksmē"
Ekonomists Pilar Lloret «30 minūšu sanāksmēs» skaidro, kā maksimāli optimizēt šīs tikšanās
Ja, saņemot paziņojumu par jaunu tikšanos darbā, jūs šņukstējat neuzmanības un atkāpšanās dēļ, kaut kas nav kārtībā. Šīm darba tikšanās reizēm vajadzētu būt instrumentiem, lai uzlabotu mūsu profesionālo darbu, un daudzas reizes tie galu galā ir tikai laika izšķiešana.
Šī situācija - daudz biežāka, nekā šķiet - motivēja ekonomistu Pīlārs Loreta, kas specializējas biznesa un riska analīzē, rakstīt "30 minūšu sanāksmes", grāmata, kurā, izmantojot skaidras vadlīnijas un padomus, viņš piedāvā veidu, kā palielināt šo sanāksmju efektivitāti, tādējādi izpildot savu mērķi.
Mēs runājām ar autori un lūdzām viņai atslēgas, lai pārtrauktu tērēt laiku un maksimāli izmantotu sanāksmes, kuras esam spiesti apmeklēt:
Kāpēc organizācija ir tik svarīga, plānojot tikšanos?
Ja mums nav labas plānošanas un organizācijas, mērķi nebūs skaidri, nedz apspriežamie jautājumi, nedz pieejamais laiks ... Tāpēc mēs nekontrolēts ilgums un mēs neattaisnosim dalībnieku cerības. Mēs varam kļūt neapmierināti, un tas būs ikviena laika izšķiešana.
Kādas negatīvas sekas var radīt sapulce, kas ir slikti plānota un kurā netiek sasniegts vēlamais mērķis?
Papildus ekonomiskajām izmaksām slikti plānotu sanāksmju apmeklēšana, kurās pēc 90, 60 vai 30 minūtēm netiek izdarīts secinājums, rada negatīva uztvere un izmisums apmeklētāju vidū. Un, ja šī situācija turpināsies, ir viegli, ka laika gaitā mēs saspringstam, domājot par “ar savu darbu, un man jāapmeklē bezjēdzīga tikšanās”.
Tas negatīvi ietekmē arī dalībnieku viedokli par organizatoru, kurš vairumā gadījumu parasti ir priekšnieks.
Kāpēc 30 minūtes ir optimālais laiks sanāksmes laikā?
30 minūtes ir izaicinājums, ko es uzdodu grāmatā, pamatojoties uz savu pieredzi sanāksmju organizēšanā, kas darbojas. Acīmredzot ir sanāksmes, kurām būs nepieciešams vairāk laika, citi, kuros jūsu mērķi var sasniegt pat mazāk, un, protams, dažos gadījumos tikšanās 30 vai pat 60 minūtes var aizstāt, piemēram, ar zvanu vai e-pastu.
Kā darbojas lēmuma pieņēmēja, par kuru jūs runājat grāmatā?
Kad mēs runājam par 30 minūšu sanāksmes dalībniekiem, tam ir jābūt skaidram ideālais skaits nedrīkst pārsniegt piecus cilvēkus. Un jūsu izvēlei jābūt pareizai. Mēs varam atšķirt moderatora, koordinatora, sekretāra (tie var būt viena un tā pati persona) un dalībnieku figūras. Principā lēmumu pieņemšana sanāksmē, kurā ir 30 minūtes un maksimums pieci cilvēki, ir vienprātīga un tai nevajadzētu radīt konfliktus.
Kā organizēt sanāksmi, lai tā būtu pēc iespējas efektīvāka?
Mēs varam apkopot piecos punktos, kā organizēt sanāksmi šādi. Pirmais būtu definēt mērķi un sapulces vēlamo rezultātu. Otrais, izvēlēties pareizos dalībniekus. Trešais ir plānot tikšanos; Cita starpā sastādiet darba kārtību, izvēlieties vietu, sākuma laiku un ilgumu un nosūtiet to kopā ar galvenajiem sanāksmes dokumentiem interesentiem pietiekami īsā laikā, lai viņi varētu to sagatavot.
Ceturtkārt, mums jāņem vērā struktūras dizains sanāksmēm, tas ir, darbības noteikumiem un, protams, kā sanāksmes ilgums tiek sastādīts pēc satura 30 minūtes. Visbeidzot, ir svarīgi veikt a sanāksmes turpinājums. Pārliecinieties, ka visi dalībnieki ir informēti par noslēgtajiem nolīgumiem, un, ja ir jāveic kāda turpmāka darbība, kādi uzdevumi ir piešķirti katram un izpildes laiks