Praktiskās psiholoģijas universitātē Distance strādājam pie dažādām pašorganizācijas un efektivitātes uzlabošanas metodēm. Tostarp, kā pareizi noteikt prioritātes.
Kāpēc noteikt prioritāti.
Pirmais iemesls ir acīmredzams: vispirms darīt vissvarīgākās lietas. Otrs iemesls nav tik acīmredzams: lai jūs jebkurā brīdī precīzi zinātu, ar ko nodarbojaties. Lai nav izvēles, jo tieši izvēles brīdī sākas mētāšanās, aizbildināšanās, domas kā “jāiet iekšā padzert tēju” un tā tālāk.
Nost ar mešanu, nosakiet prioritātes.
Es vēlos ar jums padalīties ar savu autora veidu, kā noteikt prioritātes, par šo metodi jūs nekur citur nelasīsit. Manuprāt, tas ir visefektīvākais veids, kā noteikt prioritātes, taču tam ir viens trūkums. Tam nepieciešamas augstākās matemātikas zināšanas otrajai klasei, pareizāk sakot, prasme reizināt un dalīt.
Tāpēc iedomājieties to tev ir darāmo lietu saraksts. Ļaujiet man ieskicēt piemēru:
- Uzņemiet video vietnei
- Pasūtiet datorgaldu
- Atbildiet uz steidzamiem e-pastiem
- Izjauciet kasti skapī
Nu apmēram tādu sarakstu no griestiem paņēmu es. Tālāk mēs izvērtēsim katra gadījuma nozīmīgumu. Nozīme sastāvēs no trim parametriem:
- Nozīme Cik svarīgi ir to darīt? Vai notiks kaut kas šausmīgs, ja nolemsi to nedarīt vispār? Cik daudz ir atkarīgs no tā īstenošanas?
- Steidzamība — Cik ātri tas būtu jādara? Atmest visu un vienkārši darīt? Vai arī, ja jūs to darāt nedēļas laikā, vai tas būtībā ir normāli?
- sarežģītība — Cik ilgi šis darbs prasīs? Vai man ir jārisina sarunas un jāsadarbojas ar citiem cilvēkiem, lai to paveiktu? Cik lielā mērā tas ir emocionāli un morāli vienkārši vai, gluži pretēji, sarežģīti un nepatīkami?
Novērtējiet visus gadījumus pēc šiem trim parametriem skalā no 1 līdz 10 svarīguma-steidzamības-grūtības secībā.. Galu galā jūs iegūsit kaut ko līdzīgu:
- Uzņemiet video vietnei 8 6 7
- Pasūtiet datorgaldu 6 2 3
- Atbildēt uz steidzamiem e-pastiem 7 9 2
- Izjauciet kasti skapī 2 2 6
Tātad visas lietas tiek vērtētas pēc trīs kritērijiem Svarīgums-Steidzamība-Sarežģītība, bet pagaidām nevarēs noteikt prioritātes, jo joprojām nav skaidrs, kuras lietas likt pirmajā vietā, svarīgas vai steidzamas? Vai varbūt vispirms tie vienkāršākie, lai tos varētu ātri izdarīt un lai tie nenovērš uzmanību?
Lai noteiktu prioritāti mēs pieņemam katra gadījuma galīgā nozīme.
Nozīme = Svarīgums * Steidzamība / Sarežģītība
Reiziniet nozīmi ar steidzamību un daliet ar sarežģītību. Tādējādi pašā augšā mums būs lietas, kas ir ļoti svarīgas un ļoti steidzamas, vienlaikus ļoti vienkāršas. Nu otrādi. Un tad mūsu saraksts būs šāds:
- Uzņemiet video vietnei 8 * 6 / 7 = 6.9
- Pasūtiet datorgaldu 6 * 2 / 3 = 4.0
- Atbildēt uz steidzamiem e-pastiem 7 * 9 / 2 = 31.5
- Izjauciet kastīti skapī 2 * 2 / 6 = 0.7
Es izmantoju kalkulatoru, lai aprēķinātu un noapaļotu vērtības līdz desmitdaļām, ar šādu precizitāti pilnīgi pietiks. Tagad mēs redzam, cik viegli ir sakārtot lietas prioritārā secībā:
- Atbildēt uz steidzamiem e-pastiem 31.5
- Izveidojiet video vietnei 6.9
- Pasūtiet datorgaldu 4.0
- Izjaukt kasti skapī 0.7
Pats labākais šajā procedūrā ir tas nav nepieciešami sarežģīti lēmumi, ir gatavs algoritms, kas vienmēr pareizi noteiks prioritātes. Jūsu uzdevums ir tikai adekvāti novērtēt lietas svarīgumu, steidzamību un sarežģītību, tad tehnika pārņem.
Šādā veidā nosakiet prioritātes sarakstam, ko veicāt iepriekšējā uzdevumālai pārliecinātos, ka tas ir ne tikai vienkāršs, bet arī galīgais saraksts ir diezgan atbilstošs. Pirmajā vietā ir tās lietas, kuras ir patiešām saprātīgi darīt pirmajā vietā.