Saturs
No rīta jāuzraksta uzdevumu saraksts, jānosaka prioritātes... Un tas arī viss, mums ir garantēta veiksmīga diena? Diemžēl nē. Galu galā mēs ne vienmēr saprotam, kā atšķirt galveno no sekundārā, svarīgo no steidzamā. Mums ir arī grūtības koncentrēties. Biznesa treneris stāsta, kā to labot.
“Diemžēl situācijas, kad man izdodas izvirzīt savas prioritātes priekšplānā, drīzāk ir norma, nevis izņēmums. Mēģinu plānot savus dienas uzdevumus, izceļot galveno, bet dienas beigās jūtos pilnībā izsmelts, jo traucē zvani, neliela apgrozība un tikšanās. Svarīgākie darbi turpina atlikt, un grandiozie gada plāni paliek rakstīti uz papīra lapiņām. Ko tu vari darīt, lai sev palīdzētu?» jautā Olga, 27 gadi.
Es bieži sastopos ar līdzīgu pieprasījumu apmācībās par vadības efektivitāti. Klienti uzskata, ka galvenais viņu problēmas cēlonis ir prioritāšu trūkums. Bet patiesībā viņi ir, tikai cilvēks nav ļoti koncentrējies uz tiem.
Un pirmais solis šīs problēmas risināšanā ir izvēlēties pareizo rīku, lai strādātu pie jūsu koncentrācijas. Tam precīzi jāatbilst jūsu personiskajām īpašībām: jums jāņem vērā jūsu darba un dzīvesvietas apstākļi.
Lai sāktu, varat izmantot vairākas populāras metodes, kuras jau sen ir atzītas par efektīvām. Cenšos tos ieteikt klientiem, ar kuriem tikai sākam sadarbību.
Pirmā pieeja: izprotiet vērtēšanas kritērijus
Vispirms atbildiet uz jautājumu: kādus kritērijus jūs izmantojat, nosakot prioritātes? Visizplatītākā atbilde ir "steidzamības" kritērijs. Ar to visas lietas sarindojas pēc kārtas atkarībā no termiņa. Un tikai pēc tam mēs iebūvējam jaunus uzdevumus iegūtajā «virtuālajā konstruktorā», novirzot tālu atpakaļ tos, kurus var izpildīt vēlāk.
Kādi ir šīs pieejas trūkumi? Šodienas prioritāšu sarakstā jāiekļauj ne tikai tas, kas rīt zaudēs aktualitāti, tas ir, steidzams, bet arī tas, ko mēs abstrakti saucam par «svarīgo». Tas ir tas, kas virza mūs uz mērķa sasniegšanu vai novērš nopietnus šķēršļus ceļā uz to.
Un šeit daudzi pieļauj kļūdu, aizstājot kritērijus. Lakoniski to var izteikt šādi: "Tas ir ļoti steidzami, jo tas ir ļoti svarīgi!" "Tas ir ļoti svarīgi, jo termiņš ir rīt!" Bet, ja jūsu dienas prioritāšu sarakstā nav uzdevumu, kas ved uz jums nozīmīgu mērķu sasniegšanu, jums rūpīgi jāanalizē savu uzdevumu saraksts.
Jums jāizlemj, kādus kritērijus izmantojat, lai noteiktu uzdevumu "steidzamību" un "svarīgumu", un vai sajaucat šos divus jēdzienus.
Otrā pieeja: nosakiet trīs prioritāšu kategorijas
Kā zināms, plānošanas horizonti ir dažādi. Ja mēs apsveram vienas dienas plānošanas horizontu, tad labāk rīkoties šādi:
- Iestatiet vienu dienas galveno prioritāti. Šis ir uzdevums, kuram šodien veltīsi maksimāli daudz sava laika un enerģijas;
- Nosakiet trīs vai četras lietas, kurām šodien veltīsit vismazāk laika un pūļu. Labāk, ja pierakstiet, cik daudz laika (piecas minūtes, desmit minūtes) plānojat veltīt konkrētai lietai. Tas kļūs par jūsu pēdējo prioritāšu sarakstu.
- Trešajā kategorijā ietilps tas, ko var saukt par "atlikuma principa gadījumiem". Tie tiks pabeigti, ja tiem paliks brīvs laiks. Bet, ja tie paliks nerealizēti, tas neko neietekmēs.
Šeit mēs saskaramies ar jautājumu: “Kā netērēt maksimālu enerģiju “pēdējai prioritātei”, neapzināti noliekot malā “galveno”? Trešā pieeja palīdzēs uz to atbildēt.
Trešā pieeja: izmantojiet lēnā laika režīmu
Lielāko daļu sava darba laika pavadām «ātrā laika» režīmā. Mums ir jāpiedalās rutīnas procesos un jāapstrādā milzīgs informācijas apjoms.
“Lēns laiks” ir visefektīvākais veids, kā apturēt rutīnas “skriešanu ritenī”. Tas ir apzināts ieskatīšanās sevī un sākumpunkts, lai rastu atbildes uz jautājumiem: “Ko es daru? Priekš kam? Ko es nedaru un kāpēc?
Lai šī metode darbotos vislabāk, ievērojiet šīs trīs vadlīnijas:
- Ievadiet savā ikdienas rutīnā noteiktu rituālu. Tai vajadzētu būt periodiskai darbībai visas dienas garumā, kas liks jūs "lēnā laika" režīmā. Tā var būt tējas pauze un regulāri pietupieni. Rituālam vajadzētu ilgt ne vairāk kā 5 minūtes un ļaut jums pabūt vienam. Un, protams, sagādājiet jums prieku un baudu - tad jūs to neatliksit uz rītdienu.
- Paturiet prātā, ka «lēnais laiks» ir ne tikai baudīšanas laiks, bet arī iespēja palielināt savu apmierinātību ar «ātrā laika» režīmu. Un uzdodiet sev trīs jautājumus: “Kāds rezultāts man šodien jāsasniedz?”, “Kāds ir nākamais mazais solis ceļā uz šo rezultātu?”, “Kas mani no tā novērš un kā nenovērst uzmanību?” Šie jautājumi palīdzēs jums paturēt prātā jūsu galvenos mērķus. Un nākamo mazo soļu plānošana būs lieliska kavēšanās novēršana.
- Izmantojiet lēnā laika režīmu divas līdz četras reizes dienā. Jo biežāk un spēcīgāk jūs ietekmē ārpasaules faktori, jo biežāk jums vajadzētu pārslēgties uz šo režīmu. Pietiks ar trim jautājumiem un pāris minūtēm sesijai. Galvenais kritērijs ir tas, lai tas jums sagādā prieku. Bet atcerieties: izmantot tehniku retāk nekā vienu reizi dienā, tas nenozīmē, ka to vispār nepraktizē.