Saturs
Bieži vien Excel lietotājs saskaras ar nepieciešamību aizpildīt šūnas ar datiem, kas sakārtoti noteiktā loģiskā secībā. Vai, piemēram, veikt prognozi, kāda būs kāda rādītāja vērtība līdz konkrētam brīdim, ja turpināsies pašreizējā tendence. Tagad jums nav jāzina desmitiem formulu šim visam. Pietiek ar pāris peles klikšķiem, un problēma ir atrisināta. Tas viss, pateicoties automātiskajai pabeigšanai.
Šī funkcija ir pārsteidzoša savā ērtībā. Piemēram, tas ļauj ātri uzskaitīt kalendāros mēnešus vai padarīt to tā, lai tiktu parādīta tikai katra mēneša 15. un pēdējā diena (piemēram, grāmatvedības pārskatos).
Kā jūs varat izmantot šo lielisko funkciju?
Apakšējā labajā stūrī ir kvadrāts, kuru velkot, varat turpināt vērtību sēriju, kurā ir noteikts raksts. Piemēram, ja pirmā diena ir pirmdiena, tad, veicot šo vienkāršo darbību, varat ievietot vērtības šādās rindās: otrdiena, trešdiena, ceturtdiena, piektdiena utt.
Ja šūnā ir vērtību kopa, piemēram, 1,2,4, 8, 16, tad, atlasot tās visas un velkot lodziņu uz leju, varat turpināt skaitļu sēriju līdz 32, XNUMX, XNUMX utt. Tas ļauj ievērojami samazināt laika izmaksas.
Tādā pašā veidā tiek izveidots mēnešu nosaukumu saraksts.
Un šādi izskatās automātiskās pabeigšanas izmantošana aritmētiskajai progresijai. Mūsu piemērā mēs izmantojam divas šūnas ar vērtībām attiecīgi 1,3, XNUMX, un pēc tam automātiskā pabeigšana turpina skaitļu sēriju.
Turklāt uztveršana darbosies pat tad, ja numurs ir tekstā. Piemēram, ja ierakstāt “1 ceturtdaļa” un velciet lodziņu uz leju, jūs saņemsiet tālāk norādīto.
Patiesībā šie ir visi pamati, kas jums jāzina. Bet, ja vēlaties profesionālāk apgūt prasmes strādāt ar Excel, varat iepazīties ar dažiem mikroshēmām un trikiem.
Izmantojot automātiskās pabeigšanas datu sarakstu
Protams, nav viss, ko Excel var paveikt, izveidojot sarakstu ar mēnešiem vai nedēļas dienām. Pieņemsim, ka mums ir saraksts ar pilsētām, kurās mūsu uzņēmums ir izveidojis servisa centrus. Vispirms ir jāpieraksta pilns saraksts sadaļā “Mainīt sarakstus”, kuram var piekļūt, izmantojot izvēlņu secību Fails – Opcijas – Papildu – Vispārīgi – Rediģēt sarakstus.
Pēc tam tiks parādīts logs ar sarakstu sarakstu, kas ir automātiski iebūvēti programmā Excel.
Šeit tādu nav daudz. Bet šo pārpratumu var viegli labot. Lai to izdarītu, ir labajā logā, kurā ir ierakstīta pareizā vērtību secība uXNUMXbuXNUMXbis. Ierakstīšanu var veikt divos veidos, gan ar komatiem, gan kolonnā. Ja datu ir daudz, tos var importēt. Tādā veidā jūs varat ietaupīt daudz laika.
Kas tam vajadzīgs? Vispirms kaut kur dokumentā ir jāizveido pilsētu saraksts un pēc tam tālāk esošajā laukā vienkārši izveidojiet saiti uz to.
Saraksts tagad ir izveidots, un to var izmantot, lai aizpildītu visas pārējās šūnas.
Papildus sarakstiem teksta formātā programmā Excel ir iespējams izveidot skaitliskās secības, kā arī datumu sarakstu, kas sakārtots pēc noteikta parauga. Pašā šī materiāla sākumā tika dots viens no tā izmantošanas veidiem, taču tas ir primitīvs līmenis. Jūs varat izmantot šo rīku elastīgāk, piemēram, īstu dūzi.
Pirmkārt, mēs atlasām vajadzīgās secības vērtības (vienu vai vairākas) kopā ar diapazona daļu, kas tiks izmantota sarakstam. Pēc tam augšējā panelī atrodam pogu “Aizpildīt” un parādītajā izvēlnē noklikšķiniet uz pogas “Progresēšana”.
Tālāk tiek parādīts logs ar iestatījumiem.
Tās kreisajā daļā ir radio pogas, ar kurām var iestatīt turpmākās secības atrašanās vietu: pēc rindām vai kolonnām. Pirmajā gadījumā saraksts samazināsies, bet otrajā - pa labi.
Tieši pa labi no atrašanās vietas iestatījuma ir panelis, kurā varat izvēlēties ciparu secības veidu. Ir vairākas iespējas, no kurām izvēlēties:
- Aritmētika. Vērtība katrā nākamajā šūnā ir par noteiktu skaitli lielāka nekā iepriekšējā. Tās vērtību nosaka lauka “Solis” saturs.
- Ģeometriski. Katra nākamā vērtība ir vairākas reizes lielāka par iepriekšējo. Cik tieši ir atkarīgs no lietotāja norādītā soļa.
- Datumi. Izmantojot šo opciju, lietotājs var izveidot datumu secību. Ja izvēlaties šo veidu, tiek aktivizēti papildu mērvienības iestatījumi. Tie tiek ņemti vērā, sastādot secību: diena, darba diena, mēnesis, gads. Tātad, ja atlasīsit vienumu “darba diena”, nedēļas nogales sarakstā netiks iekļautas.
- Automātiskā pabeigšana. Šī opcija ir līdzīga apakšējā labā stūra vilkšanai. Vienkāršiem vārdiem sakot, Excel pats izlemj, vai ir jāturpina skaitļu sērija, vai arī labāk ir izveidot garāku sarakstu. Ja iepriekš norādīsiet vērtības 2 un 4, tad nākamajās būs skaitļi 6, 8 utt. Ja pirms tam aizpildīsit vairāk šūnu, tad tiks izmantota funkcija “lineārā regresija” (šī ir ļoti interesanta opcija, kas ļauj veidot prognozi, pamatojoties uz esošo tendenci).
Kā jau redzat, šī dialoglodziņa apakšā ir divas iespējas: soļa lielums, par ko tika runāts iepriekš, un robežvērtība.
Pēc visu darbību pabeigšanas jums jānospiež poga “OK”. Tādā pašā veidā tiek izveidots darba dienu saraksts noteiktam periodam (piemēram, līdz 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Un lietotājam nav jāveic milzīgs skaits nevajadzīgu kustību!
Tas arī viss, iestatīšana ir pabeigta. Tagad apskatīsim dažas profesionālākas automātiskās pabeigšanas metodes.
Izmantojot peli
Tas ir ērtākais automātiskās pabeigšanas veids, kas ļauj eleganti veikt pat vissarežģītākās darbības. Ir divas iespējas, kā to var izmantot: izmantojot peles kreiso pogu vai labo pogu. Piemēram, uzdevums ir izveidot skaitļu sarakstu, kas sakārtoti augošā secībā, kur katra nākamā vērtība palielinās par vienu. Parasti šim nolūkam pirmajā šūnā tiek ievadīta vienība, bet otrajā - divnieks, pēc tam viņi velk lodziņu apakšējā labajā stūrī. Taču šo mērķi ir iespējams sasniegt ar citu metodi – vienkārši aizpildot pirmo šūnu. Pēc tam jums tas jāvelk uz leju no apakšējā labā stūra. Pēc tam parādīsies poga kvadrāta formā. Jums jānoklikšķina uz tā un jāizvēlas vienums "Aizpildīt".
Varat arī izmantot funkciju “Aizpildīt tikai formātus”, ar kuru var paplašināt tikai šūnu formātus.
Bet ir ātrāka metode: turiet nospiestu taustiņu Ctrl, vienlaikus velkot šūnu paralēli.
Tiesa, tas ir piemērots tikai skaitļu secību automātiskai pabeigšanai. Ja mēģināt izmantot šo triku ar cita veida datiem, vērtības uXNUMXbuXNUMXb vienkārši tiks kopētas tālāk norādītajās šūnās.
Ir veids, kā paātrināt konteksta izvēlnes izsaukumu. Lai to izdarītu, velciet lodziņu, turot peles labo pogu.
Pēc tam parādīsies komandu kopa. Tātad, jūs varat izsaukt dialoglodziņu ar papildu automātiskās pabeigšanas iestatījumiem, noklikšķinot uz izvēlnes vienuma "Progress". Bet ir viens ierobežojums. Maksimālais secības garums šajā gadījumā tiks ierobežots līdz pēdējai šūnai.
Lai automātiskā pabeigšana tiktu veikta līdz vajadzīgajai vērtībai (konkrētam skaitlim vai datumam), jānospiež peles labā poga, iepriekš novirzot kursoru uz lodziņu, un velciet marķieri uz leju. Pēc tam kursors atgriežas. Un pēdējais solis ir atlaist peli. Rezultātā tiks parādīta konteksta izvēlne ar automātiskās pabeigšanas iestatījumiem. Izvēlieties progresiju. Šeit ir atlasīta tikai viena šūna, tāpēc iestatījumos jānorāda visi automātiskās aizpildes parametri: virziens, solis, robežvērtība un nospiediet pogu Labi.
Īpaši interesanta Excel funkcija ir lineārā un eksponenciālā tuvināšana. Tas ļauj izveidot prognozi par to, kā vērtības mainīsies, pamatojoties uz esošo modeli. Parasti, lai veiktu prognozi, ir jāizmanto īpašas Excel funkcijas vai jāveic sarežģīti aprēķini, kuros tiek aizstātas neatkarīgā mainīgā vērtības. Šo piemēru ir daudz vieglāk demonstrēt praksē.
Piemēram, ir tāda rādītāja dinamika, kura vērtība katru periodu palielinās par vienu un to pašu skaitli.
Ir daudz vieglāk saprast, kā vērtības tiek prognozētas ar lineāru tendenci (kad katrs nākamais rādītājs palielinās vai samazinās par noteiktu vērtību). Šim nolūkam ir piemērotas standarta Excel funkcijas, taču labāk ir uzzīmēt grafiku, kas parāda tendences līniju, funkcijas vienādojumu un paredzamo vērtību, lai nodrošinātu lielāku skaidrību.
Lai uzzinātu, kāds būs prognozējamais rādītājs skaitliskā izteiksmē, aprēķinot par pamatu jāņem regresijas vienādojums (vai tieši jāizmanto Excel iebūvētās formulas). Rezultātā būs daudz darbību, kuras ne visi var saprast uzreiz.
Bet lineārā regresija ļauj pilnībā atteikties no sarežģītām formulām un zīmēšanas. Vienkārši izmantojiet automātisko pabeigšanu. Lietotājs ņem virkni datu, uz kuru pamata tiek veidota prognoze. Šī šūnu kopa tiek atlasīta, pēc tam tiek nospiesta labā peles poga, kas jums ir jāvelk diapazonā par nepieciešamo šūnu skaitu (atkarībā no attāluma līdz punktam nākotnē, kuram tiek aprēķināta paredzamā vērtība). Parādīsies konteksta izvēlne, kurā jums jāizvēlas vienums “Lineāra tuvināšana”. Tas tā, tiek iegūta prognoze, kas neprasa īpašas matemātiskās prasmes, zīmēšanu vai formulu atvasināšanu.
Ja rādītāji katrā laika periodā pieaug par noteiktu procentu, tad runa ir par eksponenciālu pieaugumu. Piemēram, prognozējot epidēmijas dinamiku vai prognozējot procentus par noguldījumu bankā, balstās tieši uz šādu modeli.
Nav efektīvākas metodes eksponenciālās izaugsmes prognozēšanai par mūsu aprakstīto.
Izmantojot peli, lai automātiski aizpildītu datumus
Bieži vien ir jāpalielina jau esošais datumu saraksts. Lai to izdarītu, tiek uzņemts kāds datums un vilkts ar peles kreiso pogu apakšējā labajā stūrī. Parādās kvadrātveida ikona, kurā varat izvēlēties aizpildīšanas metodi.
Piemēram, ja grāmatvedis izmanto izklājlapu, viņam būs piemērota opcija “darbdienas”. Tāpat šis priekšmets būs vajadzīgs jebkuriem citiem speciālistiem, kuriem jāveido ikdienas plāni, piemēram, HR.
Un šeit ir vēl viena iespēja, kā ieviest datumu automātisku aizpildīšanu ar peli. Piemēram, uzņēmumam algas ir jāizmaksā 15. un mēneša pēdējā datumā. Tālāk jums jāievada divi datumi, jāizstiepj un jāizvēlas aizpildīšanas metode “pa mēnešiem”. To var izdarīt, noklikšķinot ar peles kreiso pogu uz kvadrāta apakšējā labajā stūrī, vai arī izmantojot labo pogu, kam seko automātisks konteksta izvēlnes izsaukums.
Svarīgs! 15. datums paliek neatkarīgi no mēneša, un pēdējais ir automātiski.
Ar peles labo pogu varat pielāgot progresu. Piemēram, izveidojiet sarakstu ar darba dienām šogad, kas joprojām būs līdz 31. decembrim. Ja izmantojat automātisko aizpildīšanu ar peles labo pogu vai izvēlni, kurai var piekļūt caur kvadrātu, tad ir iespēja “Tūlītēja aizpildīšana”. Pirmo reizi izstrādātāji ir nodrošinājuši šo iespēju programmā Excel 2013. Ir nepieciešams, lai šūnas tiktu aizpildītas pēc noteikta parauga. Tas ļaus jums ietaupīt daudz laika.
secinājumi
Patiesībā tas arī viss. Automātiskā pabeigšana ir ļoti noderīga funkcija, kas palīdz automatizēt daudzas darbplūsmas un veikt prognozes, pamatojoties uz modeļiem. Papildu formulas vai aprēķini nav nepieciešami. Pietiek nospiest pāris pogas, un rezultāti parādīsies kā uz burvju mājienu.